Pernahkah Anda datang ke sebuah event konser musik yang acaranya berjalan dengan baik? Atau malah justru sebaliknya, konser musik tersebut tidak berjalan sesuai ekspektasi Anda? Apa yang Anda rasakan jika mengalami dua hal tersebut?
Sebuah konser musik yang sukses dan tidak sukses sekalipun akan dibicarakan oleh banyak orang, akan tetapi isi pembicaraannya tentu akan berbeda. Konser musik yang sukses akan dikenang dan banyak pihak yang akan mencari tahu siapa di balik suksesnya event tersebut. Sebaliknya jika konser tidak berjalan baik maka akan menjadi rekam jejak yang buruk bagi pelaksana acaranya. Lantas bagaimana cara mensukseskan sebuah acara? Mari kita bongkar rahasianya dalam buku “Acara Sukses Moment Berkualitas”!
Acara Sukses Itu Seperti Apa?
Ketika ada seseorang membicarakan serunya sebuah acara yang ia datangi, apakah itu artinya acara tersebut berjalan dengan lancar sehingga disebut acara sukses? Menilik dari buku “Acara Sukses Moment Berkualitas”, ada beberapa indikator yang perlu dicapai agar acara bisa dikatakan sukses.
Yudhi Megananda menyederhanakan definisi dari acara yang dapat disebut sukses, yaitu acara yang berhasil mendekatkan empunya acara dengan tujuan yang ingin dicapai.
Kenapa hanya mendekatkan saja? Iya, karena tidak semua acara memiliki tujuan jangka pendek. Ada juga acara yang memiliki tujuan jangka panjang dengan hasil yang baru bisa dirasakan beberapa waktu setelah acara selesai.
Untuk mencapai acara sukses, kita tentu membutuhkan bantuan dari banyak pihak. Masing-masing harus sudah diberikan pemahaman yang sama bahwa ada tujuan bersama untuk dicapai dari acaranya yang diselenggarakan. Jumlah pihak yang akan berkontribusi atau menjadi panitia harus benar-benar kita pertimbangkan karena terlalu banyak bagian atau orang dalam kepanitiaan juga tidak efektif, ditambah lagi jika minim koordinasi.
Rahasia Acara Sukses
Saya menghadiri acara yang sukses dilaksanakan, sering kali kita bertanya-tanya “Apa ya rahasianya bisa membuat acara menjadi sukses seperti ini?” Apakah di antara Anda ada yang berpikiran demikian? Ternyata jawabannya ditemukan setelah membaca buku ini. Rahasia yang dibagikan oleh Yudhi Megananda dapat digunakan di berbagai acara. Rahasianya adalah mengetahui tujuan acara dari sudut pandang penggagas acara dengan sejelas-jelasnya.
“Berikan brief-nya, saya berikan KODE-nya”, begitu kalimat yang disampaikan oleh penulis. Brief yang sudah diterima dari penggagas acara kemudian diterjemahkan dalam sebuah konsep dan dibuat detail tahap demi tahap acaranya, itulah yang disebut dengan KODE. Termasuk di dalamnya menyiapkan perlengkapan dan orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk menangani bagian demi bagian dari susunan acara. Duh, gimana ya caranya membuat KODE? Anda tidak perlu bingung, dalam buku ini sudah disertakan contoh proposal, konsep, dan detail dari beberapa acara dan bahkan disertakan link download pada halaman terakhir buku ini.
Rahasia tersebut bisa kita lakukan jika Anda juga mengetahui kuncinya. Apa kunci acara sukses? Tidak lain tidak bukan adalah komunikasi yang efektif. Rasanya hampir semua hal yang kita sebut sukses dilandasi dari komunikasi. Kami juga sepakat dengan penyataan itu.
Penulis berpesan bahwa untuk dapat mencapai pola komunikasi yang ideal, tidak perlu berteriak lantang saat memberikan instruksi, gunakan nada yang pelan, intonasi yang datar, penggunaan bahasa seadanya, tetapi bisa membuat semua orang yang ada dalam kepanitiaan Anda bergerak!
Tahapan Acara Sukses
Setelah mengetahui rahasia acara sukses maka selanjutnya Anda perlu mengetahui tahapan-tahapannya. Dalam buku ini disebutkan bahwa terdapat enam tahapan yang menjadikan sebuah acara berjalan dengan lancar dan selalu dikenang oleh pengunjungnya. Dimulai dari brief, konsep, detail, persiapan dan pengadaaan, penjadwalan, pelaksanaan, kemudian evaluasi. Enam langkah ini dijelaskan secara singkat oleh penulis tetapi penulis langsung memberikan contoh “Menyiapkan Acara Pernikahan Bersama Para Pensiunan”, ini adalah bagian yang paling menarik.
Langkah pertama yang dilakukan oleh penulis adalah berdiskusi dengan keluarga yang memiliki hajat. Setelah melangsungkan pertemuan dengan keluarga tak lupa penulis merangkum hasilnya, kemudian membuat draf konsep acara, mengomunikasikan ke tim, dan membuat mekanisme komunikasi. Sebagaimana pada bahasan sebelumnya bahwa komunikasi ini sangat penting dan setiap acara tentu memiliki mekanisme komunikasi yang berbeda-beda terutama dalam acara pernikahan karena penanggung jawab acara perlu melakukan komunikasi dengan dua keluarga dan juga panitia.
Pada saat menyiapkan acara atau saat acara itu berlangsung kadangkala ada beberapa hal yang terlewat atau luput dari perhatian, begitu juga yang pernah dialami oleh penulis. Oleh karena itu, evaluasi setelah acara perlu dilakukan. Menurutnya, ternyata tidak banyak susunan kepanitiaan yang mau melakukan evaluasi, mereka lebih suka dengan istilah pembubaran panitia. Dan ketika acara sudah selesai mereka tidak membahas mengenai apa yang sudah berjalan dan apa yang perlu diperbaiki ke depannya. Lebih jauh dari itu, ketika kita melakukan evaluasi kita juga bisa memberikan apresiasi atas kerja keras semua panitia dan tak lupa ucapan terima kasih karena bisa bekerja sama dengan orang-orang hebat.
Jangan Lupakan Ini
Dengan persiapan panjang yang telah kita lakukan, mungkin kita berpikir bahwa kesuksesan acaranya sudah terjamin. Namun, kita harus ingat akan hal-hal yang ada di luar kendali kita dan mungkin membuat acara tersebut tidak sesuai dengan yang kita harapkan. Mungkin sebelum acara dimulai kita bisa memprediksinya, tetapi prediksi tetaplah prediksi yang artinya hanyalah sebuah praduga atau perkiraan.
Jadi teringat, ketika beberapa hari yang lalu beredar video viral di mana sebuah acara nikahan yang tetap digelar saat genangan air hujan selutut. Tentu wedding organizer dan keluarga mempelai sudah mengantisipasi jika seandainya terjadi hujan, apalagi mengingat Indonesia sudah memasuki musim hujan. Namun, kita tidak tahu seberapa deras hujan akan terjadi sehingga bisa membuat banjir di area tersebut. Hal yang dilakukan dari video tersebut adalah memindahkan kursi pengantin dan tamu undangan ke tempat yang lebih tinggi sehingga acara bisa tetap dilaksanakan meskipun harus sedikit tidak nyaman dengan genangan air. Pengalaman serupa oleh penulis terkait banjir dan badai besar saat melaksanakan acara konser juga dibagikan dalam buku ini.
Ketika kita sudah berusaha semaksimal mungkin, menyiapkan acara sampai berbulan-bulan tetapi saat acara berlangsung ada hal di luar kuasa kita terjadi, kemudian apa yang bisa kita dilakukan? Yang bisa dilakukan adalah mengantipasi hal-hal yang bisa diantisipasi. Kita perlu memikirkan dan membahas solusi dari setiap hal-hal yang tidak diinginkan tersebut jika saja bersama rekan panitia atau menyiapkan rencana lain tidak hanya satu opsi pilihan saja. Dalam menyusun acara kita harus selalu ingat bahwa manusia boleh berencana, tetapi Tuhan jualah yang menentukan.
Buku yang sangat luar biasa. Ternyata ada banyak hal yang perlu kita pahami dan pikirkan ketika akan membuat suatu acara yang sukses. Dengan buku ini banyak pembelajaran belajar dan pandangan baru dalam dunia Event Organizer yang bisa kita terapkan langsung ketika kita membuat acara, misalnya acara ulang tahun atau acara apa pun itu dari skala kecil hingga skala besar. Mari kita mulai lakukan dan memberikan kontribusi untuk orang lain dengan mensukseskan setiap acara yang kita laksanakan!
